Conditions générales de participation

et condition de ventes

Les Conditions Générales de Ventes sont régies par le décret n° 2017-1871 du 29 décembre 2017 pris pour l’application de l’ordonnance n°2017-1717 du 20 décembre 2017 portant transposition de la directive (UE) 2015/2302 du Parlement Européen et du Conseil du 25 novembre 2015 relative aux voyages à forfait et aux prestations de voyage liées. Vous pouvez consulter notre politique de protection des données sur notre site internet prepa-langues.com à la rubrique « Mentions légales ».

L’inscription à un séjour Active Travel & Language dont dépend la marque Prépa-Langues, implique l’acceptation des clauses des Conditions particulières de Vente.

Inscription à un séjour Prépa-Langues

Pour qu’une inscription soit prise en compte, il est indispensable que nous ayons reçu les documents suivants :

  • Un bulletin d’inscription comprenant une photo d’identité récente,

  • Un acompte de 580€ à valoir sur le prix total du séjour (représentant 80€ de frais de dossier et 500€ d’acompte du séjour) ou le prix global du séjour à moins de 6 semaines du départ,

  • Le montant de l’assurance annulation lorsque celle-ci a été souscrite. Pour être valide, cette garantie doit être souscrite à l’inscription.

La participation à un séjour linguistique Active Travel & Language, implique obligatoirement le paiement des frais de dossier d’un montant de 80€, non remboursable excepté en cas d’annulation du fait d’Active Travel & Language. Le solde du séjour devra nous parvenir au plus tard 6 semaines avant le départ. Le non-respect de cette clause peut entraîner l’annulation de l’inscription.

L’inscription à un séjour n’est définitive uniquement qu’après que notre bureau ait renvoyé le contrat de voyage. Celui-ci doit nous être impérativement renvoyé signé par le participant s’il est majeur ou son responsable légal s’il est mineur.

Toutes les informations relatives au séjour sont transmises par voie électronique.

Tarifs

Nos tarifs comprennent :

  • Le stage d’anglais,

  • L’hébergement en pension complète (en demi-pension à Cambridge l’été),

  • Le voyage, si vous avez opté pour un séjour avec voyage,

  • Les frais de transport pour se rendre aux cours (pour les séjours en famille),

  • Une visite ou une excursion d’une journée pour les séjours de 2 semaines en Angleterre,

  • L’assurance rapatriement.

En cas de modification de la part du participant des dates du séjour ou de son voyage, des frais de 100 € peuvent être facturés. En cas d’inscription à moins de 30 jours du départ, un supplément peut être appliqué en cas d’indisponibilité des tarifs de groupe du transporteur aérien ou ferroviaire. Des frais complémentaires de 100 € peuvent également être facturés pour couvrir les frais de traitement en urgence de votre inscription.

Nos tarifs 2022 ont été établis sur la base des cours du change, du prix des transports (tarif des carburants, des taxes aériennes…) des différents pays d’accueil au 08/12/2021. Toutes fluctuations de devise ou du prix des transports peuvent entrainer une révision du prix du séjour à hauteur de 82% du prix du séjour. Aucun tarif ne pourra être modifié à moins de 21 jours du départ.

Séjour et voyage

Tout tarif avec voyage de groupe implique le règlement de l’aller et du retour. Le montant d’un trajet non utilisé n’est en aucun cas remboursé. Au cas où un participant est absent au départ collectif, il doit alors rejoindre le centre à ses frais. Les participants qui voyagent individuellement doivent respecter les dates et heures d’arrivée du groupe.

Procédures d’urgence

En cas de problèmes durant le séjour, une procédure rapide d’intervention est mise en place sous 48h. Nos bureaux sont joignables 24h/24 au 01 43 07 07 90.

Annulation du fait d’Active Travel & Language

En cas d’effectif trop faible (moins de 6 élèves par session) ou de circonstances imprévues, nous nous réservons la possibilité d’annuler le contrat. Les participants déjà inscrits seront avertis au moins 21 jours avant le départ. Il leur sera alors proposé, soit un séjour de remplacement, (autres dates, autre lieu, autre formule), soit un remboursement des sommes versées.

Annulation du fait du participant

Toute annulation du fait du participant doit être faite par e-mail ou par courrier postal. Elle entraine une facturation des frais suivant :

  • A plus de 30 jours du départ : 10% du prix du séjour avec un minimum de 150 € sans que ce montant puisse être inférieur au montant des titres de transport aérien ou ferroviaire engagés.

  • Entre 30 et 21 jours avant le départ : 40% du prix du séjour avec un minimum de 300 € sans que ce montant puisse être inférieur au montant des titres de transport aérien ou ferroviaire engagés.

  • Entre 20 et 8 jours avant le départ : 80% du prix du séjour.

  • A moins de 8 jours du départ : 100 % du prix du séjour, l’ensemble des frais du séjour ayant été engagés.

Les frais de dossier sont également retenus.

Interruption de séjour

Aucun remboursement ne sera effectué en cas de retour anticipé pour motif personnel, inadaptation, renvoi. Dans ce cas, le participant devra prendre en charge les frais liés à ce retour (titres de transport, frais de justice…). Si des frais d’accompagnement s’avéraient nécessaires, ceux-ci seraient également à la charge du participant ou de ses parents (s’il est mineur). Aucun remboursement de la partie du séjour non effectuée ne peut être prétendu pour un retour anticipé.

Assurances

1 – Assurance responsabilité civile professionnelle

Active Travel & Language est couvert par sa responsabilité civile et professionnelle souscrite à Allianz IARD N°86 458 601.

2 – Assurance optionnelle : Annulation multirisques (pour les résidents européens).

Pour ses clients, Active Travel & Language a négocié un package Assurance multirisques AR202102 (Coût pour l’Europe 80€). Cette garantie est prise en charge auprès de Présence Assistance Tourisme. La nature des garanties comprises dans ce contrat est consultable sur notre site internet ou envoyée sur simple demande. Ci-dessous quelques extraits de garanties :

  • Frais d’annulation : annulation pour motif médical de l’assuré, ses ascendants ou descendants jusqu’au 2ème degré (franchise de 10% du montant du sinistre), selon conditions du barème des frais d’annulation ou annulation toutes causes (indépendantes de votre volonté, justifiables et non connues au moment de la réservation) : franchise de 10% du montant des frais d’annulation.

  • Perte de bagage par la compagnie de transport (maxi. 1 500€ avec franchise de 50€ sur justificatifs), retard de transport (150€).

• Rapatriement : rapatriement ou transport sanitaire selon frais réels, accompagnement du rapatriement, présence en cas d’hospitalisation (titre de transport aller-retour + frais d’hôtel 150€ par nuit, 10 nuits maximum), remboursements complémentaires des frais médicaux (après remboursement des organismes sociaux, à hauteur de 150 000€ avec franchise 250€), transport du corps en cas de décès (frais réels).

  • Frais hôteliers suite à quarantaine (frais d’hôtel 100€ par nuit, 15 nuits maximum).

  • Frais de recherche et de secours (4 500€).

  • Assistance juridique à l’étranger (honoraires : 5 000€).

  • Frais d’interruption de séjour : au prorata.

Règles de comportement (séjours Prépa)

Nous attendons un comportement irréprochable de la part des participants tout au long du séjour. La vie de groupe impose des règles que chacun devra respecter  : présence aux cours obligatoire, ponctualité, respect des personnes (camarades et adultes…). Une tenue vestimentaire correcte est exigée (surtout dans les lieux de cours : collège, campus…). Sont interdits : la détention et l’usage de drogues, d’alcool, le vol, tout acte de vandalisme, de violence… En cas de mauvaise conduite ou de refus de respecter les consignes liées à la vie en famille, sur le campus, en résidence, en collège, ou en groupe, le renvoi du participant se fera à ses frais en avisant les parents, le retour prématuré ne pourrait donner droit à aucun remboursement. Les étudiants de prépa, mineurs étant considérés comme des adultes, aucune restriction d’horaire concernant les sorties du soir n’est donc imposée : néanmoins tous les participants devront respecter le rythme de vie de la famille d’accueil ainsi que les règles imposées par l’équipe enseignante (pour l’hébergement en campus, collège ou résidence).

Argent

Les participants sont responsables de leur argent. Il est préférable de faire le change en France. Ne pas expédier d’argent par mandat postal, les fonds arrivant généralement après la fin du séjour. En cas de nécessité, nous vous suggérons d’utiliser le service transfert de la « Western Union » qui vous permet de recevoir votre argent le jour même.

Dossier de voyage / Adresse de la famille ou du centre d’hébergement

Quinze jours au moins avant le début du séjour un dossier de voyage vous est envoyé par e-mail. Il comprend les informations sur le voyage ainsi que les coordonnées du responsable local et le cas échéant celles du responsable français. L’adresse de la famille sera communiquée quelques jours avant le départ sous réserve que le séjour ait été payé dans son intégralité. Si 8 jours avant le départ, le participant n’a reçu aucune consigne (adresse étrangère des correspondants, horaires de voyage…) nous lui suggérons de se mettre en rapport d’urgence avec nos bureaux.

Formalités de douane

La carte d’identité (séjours et stages en France) ou le passeport (séjours en Angleterre) sont obligatoires pour tous. Pour le Royaume-Uni, il est également nécessaire de remplir le Passenger Locator Form sur le site du gouvernement britannique gov.uk, dans les 48h précédant votre arrivée.

Pour les séjours à l’étranger, les participants mineurs doivent être en possession d’une autorisation de sortie du territoire (consulter le site  : service-public.fr/particuliers/ vosdroits/F1359). Les participants de nationalité étrangère doivent également se conformer aux consignes données par le consulat ou l’ambassade du pays d’accueil.

Tout participant ne présentant pas les pièces requises sera refoulé par les autorités d’immigration. Il appartient aux parents ou aux participants de vérifier la validité des documents ci-dessus mentionnés. Active Travel & Language ne peut être tenu responsable des surcouts engendrés pour l’éventuelle réorganisation du voyage et facturera les frais aux participants ou son représentant légal.

Santé

En cas d’extrême urgence, les autorités médicales étrangères peuvent prendre la décision d’opérer sans que personne ne puisse s’y opposer. Les participants s’engagent à rembourser à Active Travel & Language tous les frais imprévus tels que : avances de frais, dépannage pour argent de poche, téléphone, voyage de retour anticipé, frais pharmaceutiques… Il est vivement conseillé de souscrire notre contrat Multirisques qui offre des couvertures risques adaptées.

Il est important de signaler dès l’inscription, toute allergie, régime alimentaire ou remarques concernant la santé du participant. Ces informations sont transmises à nos partenaires locaux qui jugeront de la possibilité d’accueil du participant. Active Travel & Language se réserve le droit de refuser un participant si les conditions d’accueil ne sont pas adaptées. Un retour anticipé du participant peut être également envisagé si des problèmes médicaux n’avaient pas été signalés au préalable. Certaines familles d’accueil peuvent demander un surcoût suivant les régimes ou les problèmes médicaux. Ce surcoût vous sera soumis avant la validation définitive de l’inscription.

Nos séjours ne sont, en général, pas adaptés aux personnes à mobilité réduite. Nous vous conseillons néanmoins de nous contacter afin d’étudier les possibilités d’accueil.

Bagages

Active Travel & Language décline toute responsabilité en cas de perte de bagages et d’objets personnels, les participants étant responsables de leurs biens.

Réclamations

Pour être prise en considération, toute réclamation devra nous être adressée dès la fin du séjour par courrier avec AR. Il n’en reste pas moins qu’il est impératif de signaler pendant le séjour toute difficulté rencontrée ou dysfonctionnement.

Après avoir saisi le service clients de l’agence et à défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 30 jours, le client peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage (Médiation du Tourisme et du Voyage - BP 80303 - 75 823 Paris Cedex 17), dont les modalités de saisie sont disponibles sur son site internet : mtv.travel.

Utilisation de l’image

Pendant les séjours, les participants sont susceptibles d’être photographiés. Ils acceptent donc, ainsi que leurs parents, que ces photos puissent être utilisées pour illustrer les catalogues futurs. En cas de refus de cette clause, merci de nous en informer au moment de la réservation du séjour dans la rubrique prévue à cet effet sur le bulletin d’inscription.

Information spécifique : conseils aux voyageurs

Il est indispensable que, dans le cadre de l’organisation de votre voyage, vous soyez informés de l’existence de risques éventuels de tous ordres liés aux voyages et déplacements à l’étranger. C’est pour cette raison que nous vous conseillons de consulter régulièrement le site diplomatie.gouv.fr, rubrique « Conseils aux voyageurs » et le site pasteur.fr, rubrique « Centre médical, préparer son voyage », avant et pendant le séjour. Nous vous conseillons également d’inscrire votre voyage sur Ariane sur le site diplomatie.gouv.fr, rubrique « Je pars à l’étranger ».

Information pour les contrats de voyage à forfait

La combinaison de services de voyage qui vous est proposée est un forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l’article L.211-2 II du code du tourisme.

Vous bénéficierez donc de tous les droits octroyés par l’Union européenne applicables aux forfaits, tels que transposés dans le code du tourisme. Active Travel & Language sera entièrement responsable de la bonne exécution du forfait dans son ensemble.

En outre, comme l’exige la loi, Active Travel & Language dispose d’une protection afin de rembourser vos paiements et, si le transport est compris dans le forfait, d’assurer votre rapatriement au cas où elle deviendrait insolvable.

Droits essentiels prévus par la directive (UE) 2015/2302 transposée dans le code du tourisme :

Les voyageurs recevront toutes les informations essentielles sur le forfait avant de conclure le contrat de voyage à forfait.

L’organisateur ainsi que le détaillant sont responsables de la bonne exécution de tous les services de voyage compris dans le contrat.

Les voyageurs reçoivent un numéro de téléphone d’urgence ou les coordonnées d’un point de contact leur permettant de joindre l’organisateur ou le détaillant.

Les voyageurs peuvent céder leur forfait à une autre personne, moyennant un préavis raisonnable et éventuellement sous réserve de payer des frais supplémentaires.

Le prix du forfait ne peut être augmenté que si des coûts spécifiques augmentent (par exemple, les prix des carburants) et si cette possibilité est explicitement prévue dans le contrat, et ne peut en tout cas pas être modifié moins de vingt jours avant le début du forfait. Si la majoration de prix dépasse 8 % du prix du forfait, le voyageur peut résoudre le contrat. Si l’organisateur se réserve le droit d’augmenter le prix, le voyageur a droit à une réduction de prix en cas de diminution des coûts correspondants.

Les voyageurs peuvent résoudre le contrat sans payer de frais de résolution et être intégralement remboursés des paiements effectués si l’un des éléments essentiels du forfait, autre que le prix, subit une modification importante. Si, avant le début du forfait, le professionnel responsable du forfait annule celui-ci, les voyageurs peuvent obtenir le remboursement et un dédommagement, s’il y a lieu.

Les voyageurs peuvent résoudre le contrat sans payer de frais de résolution avant le début du forfait en cas de circonstances exceptionnelles, par exemple s’il existe des problèmes graves pour la sécurité au lieu de destination qui sont susceptibles d’affecter le forfait.

En outre, les voyageurs peuvent, à tout moment avant le début du forfait, résoudre le contrat moyennant le paiement de frais de résolution appropriés et justifiables.

Si, après le début du forfait, des éléments importants de celui-ci ne peuvent pas être fournis comme prévu, d’autres prestations appropriées devront être proposées aux voyageurs, sans supplément de prix. Les voyageurs peuvent résoudre le contrat sans payer de frais de résolution lorsque les services ne sont pas exécutés conformément au contrat, que cela perturbe considérablement l’exécution du forfait et que l’organisateur ne remédie pas au problème.

Les voyageurs ont aussi droit à une réduction de prix et/ou à un dédommagement en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution des services de voyage.

L’organisateur ou le détaillant doit apporter une aide si le voyageur est en difficulté.

Si l’organisateur ou le détaillant devient insolvable, les montants versés seront remboursés. Si l’organisateur ou le détaillant devient insolvable après le début du forfait et si le transport est compris dans le forfait, le rapatriement des voyageurs est garanti. Active Travel & Language a souscrit une protection contre l’insolvabilité auprès de Groupama Assurances. Les voyageurs peuvent prendre contact avec cet organisme (Groupama Assurances – Crédit & Caution – 8-10 rue d’Astorg – 78008 Paris – 01 49 31 31 31 – groupama-ac.fr) si des services leur sont refusés en raison de l’insolvabilité d’Active Travel & Language.

Dispositions générales de la Directive (UE) 2015/2032 : http://bit.ly/2QoPB3